ポートフォリオで絶対やってはいけないこと　-提出書類のファイル名、本当にそれでだいじょうぶ？-

こんにちは！ヘイハチです。

ポートフォリオ制作は順調でしょうか？　もう完成して応募している方もいらっしゃるでしょうか？

これから応募するっていう方はちょっとまってください！最後にここだけはチェックしましょう！

今日は書類を提出するときの名前の話です。

提出書類のファイル名なんですか？

ヘイハチ

企業に書類を提出する前に、ここだけでいいので読んでください！

まさに書類を提出しようと思っている方！ポートフォリオのファイル名はどんな名前になってますか？まさかとは思いますが、「ポートフォリオ」だったり「2021」だったり「提出用」だったり「〇〇社用（違う社名）」だったりしませんよね？

履歴書はどうでしょう？「履歴書」や「山田平八（自分の名前）」だったり、「rireki.pdf」だったりしませんよね？

自己PR書類も見てみましょう。「自己PR」や「PR」だったり、「提出書類②」とかだったりしないですよね？

「えっ？それじゃダメなの？」って思った方もいらっしゃるかもしれません。もちろん絶対ダメではありません。そういう部分を気にしない会社も担当者も多いと思います。

ただ、少しだけファイル名に気を使ってあげるだけで、見る側の手間を減らす事ができるのです。そしてその気遣いは必ず見る人に伝わっています。

少なくとも私は、名前の付け方一つでデザイナーや社会人としてのセンスを感じることは多々あります。逆に名前の付け方一つで、センス無いな、イマイチだなとマイナスの印象を持つこともあります。

もちろん、名前の付け方で合否が変わることはありませんが、見る人の印象に作用させることは可能なんです。

ファイル名をつける時も見る人がどんな環境で見るのかを想像してみると答えは簡単だったりするのです。

現場のデザイナーが選考をする場合は、デザイン業務を行っている途中で時間を作って選考する場合がほとんどです。その場合、何人かの応募書類を一度に選考することになります。

PCの環境、採用に使用する社内ツールや選考フローによって詳細はまちまちですが、【一度に複数の応募者の書類がPCの同じフォルダに格納される】という状況は非常に起こりやすい状況なのは間違いありません。

そういう状況が生まれた時、ファイル名はどうなっていればわかりやすいでしょうか？

例えば5人の応募書類を見ようと思ったときに、全員が「ポートフォリオ.pdf」という名前と「履歴書.pdf」という名前を付けていたらどうなるでしょうか。

そう、こんな感じになったりするんです。

とても見やすいとは言い難いですね。場合によっては、ポートフォリオと応募者のすれ違いが起こって、評価がずれてしまうこともあるかもしれません。（それが起こった場合もちろん悪いのは選考する側ですが！）

少なくとも私は、上の画像のような状況になったら万が一にもミスが起こらないように、ファイルを全て削除して、新たに応募者毎に書類を入手してから再度選考を行うと思います。

いかがでしょうか？細いことなので、気にしない方もいると思いますが、どちらにしても選考する人に煩わしい作業をさせてしまう可能性を残してしまっていることが問題だと感じることが大切です。

ではどういう名前の付け方が良いのでしょうか？あくまで一例ですが、私だったらどうするか考えてみました。

ポートフォリオ　＝　「山田平八-Portfolio.pdf」や、「山田平八-ポートフォリオ-〇〇美術大学.pdf」など、

履歴書　＝　「山田平八-履歴書.pdf」や「履歴書-山田平八-〇〇美術大学.pdf」など、

こんな感じで、自分の最低限の情報と、ファイルの中身がわかる名前を簡潔に付けると思います。

こうすることで、ファイルがどこに紛れてもわかりやすいですし、ポートフォリオと個人が紐付かなくなる恐れも最小限まで抑えることが出来ます。なにより見やすいので、あとからもう一回あの人の作品が見たいって思ったときにもアクセスしやすいですね。

ヘイハチ

とても小さな、細かいことではあるのですが、考えてみてください。ファイル名を変えるというとても小さなコストを払うだけで、見る側を煩わせる可能性を排除することができるんです。

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